「テレワークに集中できない」「コロナで忙しすぎる」 今こそ見直したい、時間管理

《本記事のポイント》

• 時間の使い方を「見える化」する
• ルールを決め、迷う時間をゼロにする
• スケジュールに従って動けば、自然に習慣化できる

コロナ禍でテレワークが導入され、自宅で仕事をしている人も増えている。ただ、「能率が下がる」「集中しにくい」の声も聞かれ、気を付けなければ仕事の成果が落ちかねない。企業の人事や総務から、「リストラ予備軍」を探されている可能性もある。

一方では、コロナ関連業務で多忙を極めている職種もあり、大量の仕事が片付かないと、体調やメンタルに悪影響を及ぼすこともある。

どうすれば、仕事を効率よく片付け、自分を磨いて次の「一手」につなげるための時間を確保できるのか。コロナ禍以前に、行動分析の専門家に聞いたインタビューをお届けする。

※2017年3月号本誌記事を再掲。内容や肩書きなどは当時のもの

◆ ◆ ◆

ハードワークの中で「自分の時間」を生み出す

まずは、仕事とプライベートを含めた、1日の時間の使い方を「見える化」し、「無駄な時間」を見つけましょう。そのために、「何時から何時まで、どんなことをしていたか」を計測し、行動ごとに手帳などに記録します。1週間も記録すれば、無駄に使っていた時間は一目瞭然です。

その行動について、「楽しかった」「つまらなかった」など、あなたの気持ちも記録してください。この「心の計測」データが集まれば、その行動を続けるべきか、やめるべきかが見えてきます。

「マイ・ルール」をつくる

一流の人は、1日の時間の使い方の「マイ・ルール」を持っています。計測結果から自分の行動パターンを振り返り、起床・就寝、始業・終業時のルーティン、メールチェックや会議など、自分の1日の時間割をつくってみましょう。

大切なのは、ルールに則って「迷う時間をゼロにすること」です。出張準備のように何度も繰り返す作業は、チェックリストを作ると、時間を縮められます。

また、各作業の締め切りを決め、緊急性や重要性が高いものから順に片づけていきます。予定外の仕事が入ることもありますが、それを見越して、少し余裕を持って締め切りを設定すれば、他の仕事への影響を最小限にできます。

1日の時間割は、新しい習慣を取り入れる時にも使えます。

例えば、「1日5分間、英語を勉強する」という習慣を身に着けたいなら、あらかじめスケジュールに入れておきます。そうすれば、毎回、「英語をやるぞ!」と奮起しなくても、スケジュールに従って動くことで、自然に習慣化できます。

習慣化において大事なのは、「ハードルを低くする」こと。私は45歳までの20年間、全く運動をしていませんでした。それでも週に2回、20分歩くことから始めて、徐々に時間を増やし、半年後にはフルマラソン、3年後にはサハラ砂漠マラソン(250キロメートル)を完走するところまでいきました。

人は、急激な行動の変化は持続できないので、最初は行う時間や量を少なく設定し、徐々に増やしていくようにしましょう。

集中して仕事を片付けるには、やるべき作業より「楽」なものが目に入らないよう、環境を整えることも大切です。

読書や英語学習などに取り組もうとする時、「テレビを見てしまう」などの「ライバル行動」が必ず現れます。

その場合は、部屋にテレビを置かない、カフェに行くなど、環境を変えることで、読書や英語学習などの「ハードル」を下げることが大事です。自分を高める方向で時間を使えるよう、環境を整えてみてください。(談)

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2015年1月18日付本欄  1日に知的時間90分を確保する6つの時間術

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